Executive Assistant

The Executive Assistant, Floater provides high-level, quality support to a Consultant(s) during an Executive Assistant’s vacation, leave, etc. This role also provides administrative assistance in all aspects of our engagements, relieving the Executive Assistants of administrative burden on projects. This individual must be comfortable with ever-changing tasks and must possess a high level of flexibility.

Reliability, as well as the ability to organize and prioritize tasks according to strict deadlines, will be critical to the role. The successful candidate can multi-task on many levels and relish the variety and unpredictability of juggling multiple tasks and changing priorities.

What You’ll Do

EA Coverage

• Arrange all scheduling, including but not limited to, candidate meetings and interviews, client meetings and interviews, business development meetings, assignment related meetings, internal meetings, video conferencing, etc.
• Manage complex calendars and prioritize meetings/calls as needed.
• Arrange and coordinate complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both consultants and candidates. Compile documents for travel‑related meetings.
• Process expense reimbursements for consultants and candidates.
• Prioritize conflicting needs; handle matters expeditiously, proactively, and follow‑through on time‑sensitive projects to successful completion.
• Provide a bridge for smooth communication between the consultant and external/internal team members.
• Produce high quality client and candidate deliverables, ensuring completion within designated timeframes. Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands‑on approach.
• Compose, prepare, and edit confidential correspondence.
• Work closely and effectively with consultant and research stakeholders to ensure deadlines are met and client needs are served.
• Perform additional administrative support activities, including but not limited to, fielding telephone calls, receiving and directing visitors, event planning, and other ad‑hoc projects as requested.
• Assist accounting department with billing, client invoicing, and receivables.
• Build positive relationships and interface regularly with high‑level executives involved in highly confidential projects.

Administrative Support

Database Management

• Ensure that global database is up‑to‑date and accurate; including but not limited to all client/internal documents, client/candidate information, notes, emails, and appointments.
• Diary booking management: phone calls/in‑person meetings, interviews, and presentations.
• Record entry and record updating.
• Upload documents/content to Person Records, Assignment/Project Records, Event Records.
• Generate various Client and Candidate documents.
• Manage Candidate education verification.

Travel and Expenses

• Utilize global travel tool to book complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both the Consultant and Candidate.
• Assist with compiling documents for travel‑related meetings.
• Manage expense reports for assigned Consultants from start to submission.
• Assist with Candidate reimbursement.

Ad‑hoc Administrative Assistance

• Printing/Binding
• Administrative support for various virtual and/or in‑person events (holiday parties, staff offsites, client events, business development events, etc.)
• Other administrative projects assigned by the Executive Assistant(s)

L’adjoint de direction par intérim

fournit un soutien de haut niveau et de grande qualité à un ou plusieurs consultants pendant les vacances, les congés, etc. d’un adjoint de direction. Il assure également une assistance administrative dans tous les aspects de nos engagements, ce qui soulage les adjoints de direction en assumant la charge administrative des projets. Le titulaire du poste doit être à l’aise avec des tâches en constante évolution et faire preuve d’une grande souplesse.

La fiabilité, ainsi que la capacité d’organisation et d’établissement de l’ordre de priorité des tâches dans des délais serrés seront essentielles au poste. Le candidat retenu peut accomplir plusieurs tâches en même temps et apprécier la variété et l’imprévisibilité de la gestion de tâches multiples et des changements des priorités.

Vos responsabilités

Rôle de l’adjoint de direction

• Organiser tous les horaires, y compris, sans s’y limiter, ceux des réunions et des entrevues avec les candidats, des rencontres et des entrevues avec les clients, des réunions de prospection de clientèle, des réunions liées à des affectations, des réunions internes, des vidéoconférences, etc.
• Gérer des calendriers complexes et établir l’ordre de priorité des réunions et des appels, au besoin.
• Organiser des plans de voyage, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les candidats. Compiler les documents pour les réunions liées aux voyages.
• Traiter le remboursement des dépenses des consultants et des candidats.
• Établir l’ordre de priorité de besoins inconciliables, traiter les questions rapidement et de façon proactive, et mener à bien les projets urgents.
• Assurer une communication harmonieuse entre l’expert‑conseil et les membres de l’équipe externe et interne.
• Produire des livrables de grande qualité pour les clients et les candidats, en veillant à ce qu’ils soient achevés dans les délais prescrits. Exécuter avec succès les aspects essentiels des livrables en adoptant une approche pratique.
• Rédiger, préparer et réviser la correspondance confidentielle.
• Travailler en étroite collaboration avec les experts-conseils et les intervenants en recherche pour s’assurer que les échéances sont respectées et que les besoins des clients sont satisfaits.
• Effectuer d’autres activités de soutien administratif, y compris, sans s’y limiter, répondre aux appels téléphoniques, accueillir et diriger les visiteurs, planifier des événements et d’autres projets ponctuels, au besoin.
• Soutenir le service de la comptabilité dans la facturation, la facturation client et les comptes clients.
• Établir des relations positives et interagir régulièrement avec les hauts dirigeants participant à des projets hautement confidentiels.

Soutien administratif

Gestion des bases de données

• Tenir la base de données mondiale à jour, y compris, sans s’y limiter, tous les documents internes et ceux des clients, les renseignements sur les clients et les candidats, les notes, les courriels et les rendez‑vous.
• Gestion des réservations dans l’agenda: appels téléphoniques, réunions en personne, entrevues et présentations.
• Enregistrer et mettre à jour les entrées.
• Téléverser des documents et du contenu dans les dossiers des personnes, les dossiers d’affectations ou de projets et les dossiers des événements.
• Générer divers documents pour les clients et les candidats.
• Gérer la vérification du parcours d’études des candidats.

Déplacements et dépenses

• Utiliser l’outil de voyage mondial pour réserver des plans, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les candidats.
• Aider à la compilation des documents pour les réunions liées aux déplacements.
• Gérer les notes de frais des consultants désignés, du début du processus à la soumission.
• Assurer une aide pour le remboursement des candidats.

Aide administrative ponctuelle

• Impression/reliure
• Soutien administratif pour divers événements virtuels ou en personne (fêtes de fin d’année, événements hors site pour le personnel, événements clients, événements de prospection de clientèle, etc.).
• Autres projets administratifs assignés par les adjoints de direction.