Adjoint(e) administratif(ve) - Bilingual Administrative Assistant

Job Description

Job Description

**ENGLISH VERSION BELOW**

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) attentionné(e), organisé(e) et rigoureux(se) pour soutenir notre équipe de gestion de patrimoine. Ce rôle est essentiel pour offrir une expérience client exceptionnelle et assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes de l’équipe.

La personne idéale est bilingue (français/anglais), fiable, et évolue avec aisance dans un environnement professionnel où la précision et la qualité des communications sont primordiales.

Responsabilités principales

• Fournir un soutien administratif complet aux conseillers et à la clientèle
• Gérer les agendas, planifier les rencontres clients et coordonner les rendez‐vous
• Préparer et réviser la correspondance, les rapports et la documentation destinés aux clients
• Répondre aux appels et courriels avec professionnalisme et courtoisie
• Maintenir des dossiers clients précis et à jour
• Aider à la préparation des documents d’ouverture de comptes et assurer le suivi requis
• Coordonner les processus internes, les échéanciers et les priorités de tâches
• Soutenir les exigences de conformité et de confidentialité
• Participer à divers initiatives administratives

Profil recherché

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de soutien de bureau ou de service à la clientèle
• Excellentes habiletés organisationnelles et souci du détail
• Capacité éprouvée en gestion du temps et en priorisation des tâches
• Style de communication professionnel, attentionné et axé sur le client
• Bilinguisme complet en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Grande fiabilité et intégrité professionnelle
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, MS Bookings, MS Teams, Word)

Atouts (souhaitables)

• Expérience en gestion de patrimoine, services financiers, services bancaires ou assurances
• Familiarité avec Salesforce (CRM) ou des outils de gestion documentaire
• Formation postsecondaire en administration ou dans un domaine connexe

**ENGLISH

About the Role

We are seeking acaring, organized, and detail‐oriented Administrative Assistant to support our Wealth Management Team. This role is central to delivering an exceptional client experience and ensuring the smooth day‐to‐day operations of the practice.

The ideal candidate is bilingual (English/French), highly reliable, and thrives in a professional environment where accuracy, and strong communication are essential.

Key Responsibilities

• Provide comprehensive administrative support to advisors and the wealth management team
• Manage calendars, schedule client meetings, and coordinate appointments
• Prepare, proofread, and format client correspondence, reports, and documentation
• Handle incoming calls and emails with professionalism and warmth
• Maintain accurate client records
• Assist with account opening documentation and follow‐up
• Coordinate internal processes, deadlines, and task priorities
• Support compliance and confidentiality requirements
• Assist with special projects and ongoing administrative initiatives

What We’re Looking For

• Previous experience in an administrative, office support, or client service role
• Strong organizational skills with excellent attention to detail
• Exceptional time‐management and ability to prioritize multiple tasks
• Professional, caring, and client‐focused communication style
• Fully bilingual in English and French (oral and written)
• High level of reliability and integrity
• Proficiency in Microsoft Office (Outlook, MS Bookings, MS Teams, Word)

Assets (Nice to Have)

• Experience in wealth management, financial services, banking, or insurance
• Familiarity with Sales Force CRM or document management tools
• Post‐secondary education in administration or a related field