Asistente de Operaciones

Beneficios:

• Descuentos para empleados
• Tiempo libre remunerado
• Seguro médico

Asistente de Operaciones

Apoyo al Director de Operaciones | Puertas Ilimitadas | Poway, CA

A tiempo completo | En el cargo

Gates Unlimited busca un Asistente de Operaciones organizado, proactivo y detallista para trabajar directamente bajo la supervisión y apoyar a nuestro Director de Operaciones en la coordinación diaria de nuestras operaciones de puerta.

Este puesto es ideal para alguien a quien le gusta mantener los proyectos en marcha, gestionar detalles, crear orden y ayudar a un equipo a operar eficientemente entre bastidores. El Asistente de Operaciones desempeñará un papel de apoyo importante coordinando los horarios, organizando la documentación, asistiendo al flujo de producción, comunicándose con los clientes y ayudando a garantizar que los proyectos se ejecuten con precisión y eficiencia.

Este puesto también servirá como enlace con nuestra empresa hermana, Garage Doors Unlimited, para ayudar en la coordinación de la programación en proyectos seleccionados.

Responsabilidades:

• Proporcionar apoyo administrativo y operativo directo al Director de Operaciones
• Ayuda a gestionar un calendario operativo tan ocupado y a planificar prioridades
• Programar las llamadas de servicio en las puertas y coordinar los plazos del proyecto
• Coordina la programación y la comunicación con Garage Doors Unlimited según sea necesario
• Crear nuevos clientes y empleos en software CRM (se prefiere experiencia en ServiceTitan)
• Crear, organizar y mantener carpetas de trabajos y documentación de proyectos según los estándares de la empresa
• Asegúrate de que la documentación y los archivos del proyecto estén completos y preparados para su producción
• Actuar como enlace entre la propiedad, el Gerente de Operaciones y el equipo de fabricación para apoyar el flujo de producción
• Ayudar a hacer seguimiento del progreso del proyecto y hacer seguimiento de los asuntos pendientes
• Pide materiales y coordina las necesidades de compra para los trabajos
• Comunica profesionalmente con los clientes sobre la programación y las actualizaciones de proyectos
• Apoyar mejoras en los procesos y asistir con tareas operativas adicionales según se asigne

Cualificaciones:

• Sólidas habilidades organizativas y atención excepcional al detalle
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno acelerado
• Habilidades profesionales de comunicación
• Aprender software y gestionar sistemas digitales cómodos
• Fuerte capacidad de seguimiento y resolución de problemas
• Se prefiere experiencia previa en soporte administrativo, operaciones, programación, despacho, coordinación de proyectos o sectores de servicios
• La experiencia con ServiceTitan es un plus
• La experiencia en construcción, fabricación, servicio de campo o oficios es útil pero no necesaria

Cómo se ve el éxito:

• Los proyectos se desarrollan sin problemas y se mantienen organizados
• Se mantienen y gestionan los horarios de forma proactiva
• Los archivos de trabajo son precisos y completos
• La comunicación fluye eficazmente entre oficina, producción y clientes
• El Gestor de Operaciones cuenta con apoyo y puede centrarse en prioridades operativas de mayor nivel