Asistente Personal

Job DescriptionJob DescriptionDescripción del RolEl Asistente Administrativo Senior / Asistente Personal en H&H Solar es un recurso clave para la operación, brindando apoyo administrativo, logístico y estratégico a la C-Suite y al equipo comercial. Este rol combina tareas administrativas de alto nivel con funciones de coordinación de eventos, manejo de agenda y materiales promocionales, apoyo en campañas de mercadeo y seguimiento a iniciativas comerciales. También requiere conocimiento en energía solar y procesos de ventas para facilitar la comunicación con consultores, partners y clientes, asegurando una ejecución eficiente y alineada con los objetivos comerciales de la empresa.Funciones MedularesApoyo Administrativo y EjecutivoGestionar calendarios ejecutivos, coordinar reuniones internas y externas, y organizar actividades corporativas.Preparar informes, presentaciones, minutas y correspondencia con información confidencial.Servir como enlace entre la gerencia, empleados, consultores, partners y clientes.Administrar archivos físicos y digitales, asegurando orden, accesibilidad y cumplimiento de políticas internas.Manejar comunicaciones ejecutivas con precisión, profesionalismo y discreción.Apoyar en la gestión de presupuestos, compras menores y control administrativo.Apoyo al Departamento de Ventas y MercadeoCoordinar la entrega de materiales de bienvenida (“Starting Kit”) a consultores y partners.Crear perfiles de nuevos consultores en los sistemas correspondientes.Enviar contratos, dar seguimiento y asegurar la culminación del proceso de onboarding de partners.Mantener registros actualizados de consultores, partners, leads y actividades comerciales.Gestionar documentación, solicitudes internas y procesos administrativos del Departamento de Ventas.Apoyar la creación, organización y actualización de material educativo y comercial.Generar reportes de métricas, desempeño y resultados utilizando Zoho u otras herramientas asignadas.Dar seguimiento a tareas, proyectos y requerimientos administrativos del equipo de ventas.Mercadeo, Branding y Comunicación ComercialCoordinar materiales promocionales y branding kits (carpas, banners, mesas, brochures, uniformes, etc.).Apoyar la ejecución de campañas de mercadeo, promociones y estrategias de generación de leads.Preparar contenido básico para presentaciones, eventos, comunicados internos o materiales de apoyo.Mantener inventario de materiales promocionales y coordinar su distribución.Colaborar con el equipo de mercadeo en la planificación de iniciativas estratégicas.Apoyar la gestión de bases de datos de leads, asistencia a eventos y resultados de campañas.Eventos, Adiestramientos y Actividades ComercialesCoordinar la agenda del Centro de Adiestramiento, asegurando disponibilidad de espacio y recursos.Crear y gestionar eventos y reuniones de la compañía en Zoho Backstage o plataformas equivalentes.Registrar y controlar la asistencia a eventos, adiestramientos y actividades promocionales.Asistir en la logística, agenda y materiales de ferias, exposiciones, festivales, mesas de leads y booths promocionales.Coordinar recursos, materiales y personal para eventos internos y externos.Soporte en Ventas y Energía SolarManejar documentación comercial, cotizaciones, contratos y seguimiento de clientes.Colaborar con el equipo técnico para recopilar información necesaria para proyectos solares.Preparar documentación técnica básica y coordinar inspecciones o requerimientos previos.Orientar a clientes y consultores sobre procesos administrativos relacionados con energía solar.RequisitosEducación y ExperienciaGrado asociado o bachillerato en Administración de Empresas, Mercadeo, Ventas o áreas relacionadas (preferido).Experiencia previa en funciones administrativas, apoyo ejecutivo, coordinación de eventos o apoyo a ventas (preferida).Experiencia en mercadeo, promociones, coordinación de eventos o manejo de materiales promocionales (deseable).Experiencia en industrias de energía solar, construcción o servicios técnicos (deseable).Disponibilidad para apoyar eventos fuera de oficina cuando sea requerido.Experiencia TécnicaManejo de herramientas administrativas y plataformas digitales.Conocimiento básico o intermedio de sistemas CRM.Dominio avanzado de Microsoft Office o Google Workspace.Conocimientos básicos de mercadeo, branding y comunicación comercial.Habilidades y CompetenciasOrganización y manejo efectivo del tiempo.Atención al detalle y precisión en tareas críticas.Comunicación clara, profesional y efectiva.Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.Proactividad, seguimiento de procesos y resolución de problemas.Trabajo en equipo y colaboración con múltiples departamentos.Creatividad y pensamiento orientado a soluciones.Discreción y manejo responsable de información confidencial.Adaptabilidad ante cambios de prioridad y ambientes dinámicos.Demandas FísicasPermanecer sentado o de pie por períodos prolongados.Uso continuo de computadora, teclado, mouse, teléfono y equipos de oficina.Movimientos repetitivos de manos y muñecas asociados a digitación y manejo de documentos.Capacidad para desplazarse dentro de la oficina para coordinación con otras áreas.Capacidad para levantar y transportar ocasionalmente materiales livianos (hasta 20 lbs).Agudeza visual y auditiva adecuada para manejo de información y atención telefónica.Condiciones de TrabajoAmbiente de oficina profesional en H&H Solar – Cupey, San Juan, Puerto Rico.Interacción constante con ejecutivos, personal interno, consultores, partners y clientes.Manejo de información confidencial y sensible.Puede requerir disponibilidad fuera del horario regular según necesidades ejecutivas, comerciales o de eventos.

BeneficiosVacacionesEnfermedadPlan MédicoSeguro de Vida Lunes a Viernes - 8:00 a.m. a 5:00 p.m.