Assistant administratif de projet/Assistante administrative de projet

Localisation : La Défense

En tant que consultant(e) agap2, vous interviendrez sur des missions chez nos clients du secteur des énergies, au sein d’équipes projets à dimension internationale.

Vous serez un support clé au bon fonctionnement des projets en assurant la gestion administrative, documentaire et logistique.

Gestion documentaire et correspondance :

• Gérer la correspondance entrante et sortante
• Enregistrer les courriers dans les différentes bases projet (Gaia, Excel, SharePoint) et assurer leur diffusion
• Récupérer la correspondance via l’outil client (Aconex), l’enregistrer et la diffuser en interne
• Vérifier les documents en vue de leur archivage

Suivi administratif projet :

• Gérer les comptes-rendus de réunions et les weekly reports (numérotation, enregistrement, signature, diffusion, archivage)
• Mettre à jour les tableaux de suivi

Support organisationnel et logistique :

• Organiser les déplacements de la task force
• Planifier les réunions (réservation de salles, accueil visiteurs, gestion des accès, pauses…)
• Organiser des événements internes (communication, animation d’équipe)
• Gérer la logistique (déménagements, organisation des espaces…)
• Administrer les accès aux outils projet
• Gérer les différentes boîtes mail projet

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si…

• Vous justifiez d’une expérience significative (environ 15 ans) en assistanat de projet, idéalement dans un environnement industriel ou énergétique
• Vous maîtrisez les outils de gestion documentaire (type SharePoint, Excel, Aconex est un plus)
• Vous avez un niveau d’anglais professionnel courant (écrit et oral)
• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du service
• Vous savez gérer les priorités dans un environnement projet exigeant