Assistant(e) administrative - CDI

Vous souhaitez travailler au sein d’une institution où l’avenir de la profession infirmiers / infirmières est un enjeu de tous les jours : Venez nous rejoindre pour hisser les projets et vous faire évoluer ! Nous avons besoin de vous pour contribuer à nos missions ordinales dans le cadre d’une délégation de service public : - Maintenir les principes déontologiques de la profession ; - Développer la compétence de nos membres ; - Contribuer à la promotion de la sante publique et a la qualité des soins. Rejoignez nous au sein de L’Ordre National des Infirmiers, instauré par la loi du 21 décembre 2006, regroupant toutes les infirmières et infirmiers habilités à exercer la profession en France, quel que soit leur mode d’exercice, à l’exception de ceux régis par le statut général des militaires.

Rattaché Hiérarchiquement à La Responsable Des Systèmes D'Information, L’assistant(e) Administrative, Au Sein Du Service Informatique a Pour Mission

• Suivi budgétaire et achats
• Création et suivi des demandes d’achat dans l’outil interne Yooz, sur les plateformes des centrales d’achat.
• Interlocuteur fonction achat et contrôle de gestion du siège
• Mise à jour du fichier des contrats (prestations, licences, maintenances)
• Assister la Responsable du service informatique à la collecte des éléments auprès de chaque Pôle pour établir le budget annuel. Procéder à la consolidation, à la mise en forme nécessaire et à la préparation de sa présentation.
• Gestion administrative et organisationnelle
• Gestion des agendas du service
• Organisation des réunions : invitations, salles, Visio, ordre du jour y compris inter service.
• Rédaction et mise en forme des comptes rendus
• Suivi des validations N+1, N+2
• Suivi des documents contractuels : archivage, renouvellements, alertes d’échéances
• Gestion logistique : déplacements, commande et gestion du matériel bureautique (hors équipements techniques gérés par les équipes), Suivi des demandes internes non techniques (accès locaux, badges, salles…)
• Coordination et communication
• Diffusion des communications internes du service informatique (newsletters, points hebdo)
• Mise en forme des supports pour COPIL / comités projets / CODIR
• Coordination des événements internes (réunion d’équipe Service Informatique, ateliers, formations)
• Support aux équipes projets et techniques
• Aide à la préparation des livrables (mise en forme, normalisation)
• Assistance pour la rédaction de documentation technique ou fonctionnelle (format, versions)
• Mise à jour des référentiels dans les outils internes (SharePoint, Confluence, Teams…)
• Reporting & tableaux de bord
• Construction de tableaux d’indicateurs administratifs (budget, contrats, planning)
• Mise en forme de KPI fournis par les équipes du service informatique
• Préparation des supports pour revue trimestrielle / audit / conformité
• Soutien sur la conformité et la gouvernance
• Assistance sur la gestion documentaire sécurité/IT
• Suivi des échéances réglementaires (RGPD, audits internes, certifications)
• Archivage et contrôle des documents sensibles selon les procédures du service informatique

Compétences requises

• Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel…)
• Bonne compréhension du fonctionnement d’un Service
• Rédaction de documents (orthographe, grammaire - requis)
• connaissance/maîtrise du process achats (devis, bon de commande, facturation, avoir...) et des accords cadre.

Qualités personnelles

• Organisation, rigueur, sens du détail
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Adaptabilité, autonomie, proactivité
• Diplomatie, sens du service, communication claire

Profil recherché

• Bac+2 minimum (type assistante, gestion administrative)
• Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement au sein d'un service informatique ou dans un environnement technique

Conditions d’embauche

• Salaire : à déterminer selon le niveau d’expérience (à partir de 2300 € bruts mensuel sur 12 mois)
• Statut : Non Cadre (CDI) du secteur privé
• Titres restaurants