Comms Administrative Assistant

La persona seleccionada se responsabilizará de la gestión de las tareas administrativas del departamento de Comunicación y de Fundación y de ofrecer soporte transversal al equipo en diferentes proyectos, eventos y necesidades operativas.

Este rol combina funciones administrativas y de soporte, con la participación en iniciativas y proyectos de comunicación interna y externa, y proyectos sociales. La posición requiere de una alta capacidad de organización, atención al detalle y disposición para trabajar en equipo.

• Gestión y seguimiento de facturas, presupuestos y órdenes de compra.
• Coordinación y gestión de proveedores: solicitud de presupuestos, control de entregables y seguimiento administrativo.
• Gestión y seguimiento de documentación para acuerdos y auditorías.
• Control de stock de materiales corporativos (merchandising, papelería, soportes).
• Actualización y mantenimiento de bases de datos, documentación y archivos del departamento.
• Apoyo en la preparación de informes, presentaciones y documentación interna.

Soporte en la gestión y organización de la agenda: coordinación de reuniones, citas, desplazamientos, viajes y actividades internas y externas.

• Coordinación de agenda de trabajo.
• Coordinación con otros departamentos y equipos para facilitar la operativa diaria.
• Gestión de viajes y desplazamientos.
• Gestión de comunicaciones internas relacionadas con la agenda y prioridades del área.

• Colaboración en la planificación, coordinación y ejecución de eventos corporativos, tanto internos como externos.
• Apoyo logístico en la organización de reuniones, jornadas, presentaciones y actividades institucionales.
• Gestión de suscripciones y actualizaciones de las distintas herramientas corporativas.
• Soporte al equipo de producción en necesidades puntuales relacionadas con contenidos, materiales o logística.

• Trabajo conjunto con distintas áreas de la compañía para facilitar la operativa del departamento.
• Soporte en la gestión de solicitudes internas relacionadas con comunicación.
• Seguimiento de tareas y apoyo en la gestión de proyectos del área.

• Formación en Administración, Comunicación, Marketing o áreas afines.
• Experiencia previa en funciones administrativas; se valorará experiencia en departamentos de comunicación o eventos.
• Manejo fluido de herramientas ofimáticas (Excel, PowerPoint, Oracle ERP, Microsoft 365, Power BI, sistemas de gestión interna).
• Capacidad de organización, atención al detalle y habilidades multitarea.
• Buenas habilidades de comunicación y trato con proveedores y equipos internos.
• Proactividad, flexibilidad y capacidad para trabajar en entornos dinámicos.
• Nivel mínimo de inglés B2 y valorable C1.

• Oportunidad de integrarse en un equipo creativo, colaborativo y orientado a proyectos.
• Participación en iniciativas corporativas de alto impacto.
• Desarrollo de habilidades tanto administrativas como de comunicación y gestión de eventos.